メルマガ「スゴ技会計士からの挑戦状」VOL.2

1月 02, 2017



あけましておめでとうございます。
今年もお役立ち情報をお届けしていきます。
「スゴ技Excel」をよろしくお願いします。

【シンプルにモデル化する】
前回の問題はいかがでしたでしょうか。
何から手を付けたらよいか分からないという方も多かったことと思います。
実際にご相談いただいた方も相当Excelレベルの高い方でした。
その方も解決できずに困っていたのですから、分からなくても心配しないでください。

問題を解決するための第一歩は、
「適切な質問によって状況を正しく把握する」
ことです。
これは監査にも求められるスキルです。
状況を正しく把握しようとする場合、シンプルなモデルや図に表すことが有効です。
プログラミングや監査ではフローチャートを使うことがあります。
大切なのはモデルやフローチャート作成自体が目的ではない、ということです。
このため、作成に時間がかかるようではあまり意味がありません。
すばやく作成するためには自分の「型」を持つ必要があります。
モデルやフローチャートは自分の理解を相手に伝えたり、フローに漏れや無駄がないかを目で見て確認するためのツールであることを忘れてはいけません。

今回のケースでも相談者の目の前でExcelを使ってモデル化し、ヒアリングをしながら問題を明確にしました。
Excelを活用して問題解決する時は、複数シートやブックに散らばっているデータをひとつのシートにまとめた上で、各行に「フラグ(flag)」を立てることを目標にするとうまくいくことが多いです。
「フラグ」というのは「フラッグ」「旗」のことで、「目印」といった意味になります。
今回もまずは「ファイル名」と「コード」をひとつのシートにまとめるところから始めました。
「111」は「aaa」ファイルにも「ccc」ファイルにもあるので、どちらが正しいか確認しなければなりません。
「888」も「bbb」ファイルにも「ddd」ファイルにもあるので、どちらが正しいか確認しなければなりません。
「123」「999」「333」は同一ファイル内での重複なので、確認の必要はありません。
つまり、コード「111」と「888」だけ抽出することができれば、誤りのあるファイルを見つけやすくなります。

最終的にはこの形になれば良いことを相談者に確認して、この問題は解決すると確信しました。
皆さんはいかがでしょうか。
問題だけをみてどこから手を付けて良いか分からなかった方も、ここまで整理するとできそうな気がしませんか。
コードは簡略化のため3桁にしてありますが、実際にはJANコードです。
実際の業務を想像しながら取り組んでみてください。

関数を使って色のついた行だけにフラグをたてることができれば成功です。
たとえ数万行あっても1行目の数式をコピペするだけで完成させてください。
おせちを食べながらぜひ考えてみてください。

次回は私の解答をお伝えします。

【クイズ募集】
Excelクイズを募集いたします。
件名を【クイズ応募】として、このメールにご返信ください。
採用された方には薄謝を贈呈いたします。
<応募基準>
実務上の問題を解決した事案をベースにしていること。
基本的な関数を使ってシンプルに解決していること。
送付いただいたクイズは、ホームページや書籍で利用させていただきます。

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